Zakłady Ubezpieczeń Społecznych w Polsce podejmują działania w walce z zaniżanymi składkami ZUS kierowców zatrudnionych w firmach transportowych. Na podstawie art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,  wszczynane są postępowania administracyjne w sprawie ustalenia podstaw wymiaru składek dla wskazanych kierowców zgłoszonych przez płatnika jako pracownicy. Czego można się spodziewać po takiej kontroli? Co podlega kontroli i ile trwa taka kontrola? Zbiór informacji na ten temat znajdziesz w poniższym artykule.

Zawiadomienie o kontroli ZUS – co może być zakresem kontroli?

Przepisy zezwalają na dokonywanie kontroli płatników składek. Celem przeprowadzanych kontroli jest w szczególności sprawdzenie:

• prawidłowości zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• rzetelności i prawidłowości naliczania, potrącania i opłacania składek,
• uprawnień do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowości wystawianych zaświadczeń i wniosków.

Kontrolę przeprowadzają upoważnieni inspektorzy ZUS na podstawie rocznego planu kontroli. Co do przebiegu kontroli płatników składek mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców.

W zawiadomieniach z urzędu wzywają płatnika jako stronę postępowania do czynnego udziału w czynnościach związanych z prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym. Uzasadnieniem jest zmiana przepisów  z lutego 2022 roku i nowych uregulowań w tym zmianie ustawy o transporcie drogowym i ustawy o czasie pracy kierowców. W szczególności zmiana dotycząca zasad naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownikom delegowanym czyli kierowcom wykonującym międzynarodowy transport drogowy. Zamiana zasad prawidłowego naliczana składek wpłynęła na znaczny ich wzrost.  Sposób naliczania składek ZUS jest skomplikowany i wymaga wyliczenia wielu dodatkowych składników wpływających na ich wysokość. W związku z tym ZUS wskazuje na zaistnienie konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego mającego na celu stwierdzenie poprawności ustalania przez płatnika składek od daty zaistniałych zmian.

Od czego rozpoczyna się kontrola?

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, kontrolę poprzedzi zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola  będzie wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym odbierzesz zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia. Na Twój pisemny wniosek inspektor może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia.  Przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia.

Jeżeli w tym czasie Twoją działalność gospodarczą kontroluje inna uprawniona instytucja publiczna, to inspektor kontroli ZUS odstąpi od kontroli (chyba, że wyrazisz zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli). Może ustalić inny jej termin.

Inspektorzy ZUS powołując się na ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, wzywają do złożenia wyjaśnień i odpowiedzi na pytania.

Kontrola ZUS – pytania do kontrolowanego

Przewoźnik musi udzielić odpowiedzi na przykład na poniższe pytania:

• Jaki jest główny zakres prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej?
• ilu pracowników lub zleceniobiorców firma zatrudnia i na jakich stanowiskach – począwszy od początku 2022 roku?
• czy w okresach od początku 2022 roku kierowcy wykonywali obowiązki kierowców międzynarodowych, a jeśli tak, to gdzie dokładnie wyjeżdżali i w jakich okresach?
• czy od początku 2022 roku kierowcy otrzymywali wynagrodzenie z tytułu pracy w Polsce i za granicą, a jeśli tak, to jakie diety obowiązywały pracowników w tym okresie?

Powyższe pytania dotyczą zakresu kontroli  i mają na celu ustalenie wysokości diet/ulg przebywających za granicą kierowców. Odpowiedzi na ww. dadzą inspektorom wiedzę o wysokości ulg zastosowanych przez pracodawcę przy pomniejszaniu składek. Z kolei pytanie dotyczące miejsc, do których kierowcy wyjeżdżali oraz okresów pobytu w tych miejscach, daje podstawę sądzić, że pracownicy ZUS będą skrupulatnie sprawdzać prawidłowość przeliczenia wysokości ulg zależnych od długości trwania pobytu w danym kraju. Dodatkowo zawiadomienie zmusza przedsiębiorcę do zajęcia stanowiska na temat następujących zagadnień, tj.:

• czy pracownicy od początku 2022 roku przebywali na urlopach bezpłatnych, na urlopach wypoczynkowych lub byli niezdolni do pracy z powodu choroby, a jeśli tak to w jakich okresach?
• czy firma od 1 stycznia 2022 roku składała wniosek o wydanie zaświadczeń A1, a jeżeli nie to dlaczego?

Kontrola ZUS – wymagane dokumenty

Obok konieczność udzielenia odpowiedzi na zadane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych pytania, urząd wnioskuje do przedsiębiorców transportowych o przesłanie lub przedłożenie osobiście w oddziałach zakładu, dokumentów dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek dla konkretnych ubezpieczonych, w szczególności:

• wszystkie umowy o pracę wraz z aneksami lub umowy zlecenia,
• świadectwa pracy wydane w ostatnim roku,
• ewidencję czasu pracy za wszystkie miesiące (począwszy od stycznia 2022 roku) zawierające w szczególności: liczbę godzin przepracowanych oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (w tym urlopy wypoczynkowe i urlopy bezpłatne, dni, w których pracownik nie był zdolny do pracy oraz w których pobierał zasiłki), rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• rozliczenie podróży służbowej za miesiące od stycznia 2022 do roku, aż do chwili obecnej z wykazanymi dietami za kursy zagraniczne,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku,
• szczegółowe listy płac od stycznia 2022 roku uwzględniające wszystkie składniki wynagrodzenia, w tym  wynagrodzenie zasadnicze uzyskane w kraju i za granicą, nagrody, premie, nadgodziny, diety i tym podobne,
• wskazanie informacji, kiedy wynagrodzenie było czy w danym miesiącu, czy w miesiącu następnym za miesiąc poprzedni,
• potwierdzenia przelewu wynagrodzenia w przypadku wypłaty wynagrodzenia na konto bankowe.

Oczywiście ZUS wydając takie zawiadomienie, wskazuje również w informacjach, że w przypadku braku odpowiedzi na wezwanie we wskazanym terminie, miejscowy Oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, może rozpatrzyć sprawę na niekorzyść strony, czyli zakwestionować podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Gdzie przeprowadzana jest kontrola ZUS

Inspektor kontroli ZUS przeprowadza kontrolę w Twojej (jako płatnika składek) siedzibie oraz w miejscach, w których prowadzisz działalność. Na Twój wniosek lub za Twoją zgodą może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być również przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe, gdy wyrazisz na to zgodę na piśmie. Bez Twojej zgody mogą być poprowadzone czynności kontrolne w placówce ZUS, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter,
• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – Twojego byłego pracownika,
• nie zgłosiłeś do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
• nie wykreśliłeś bądź nie zmieniłeś adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzisz działalności pod adresem tam zapisanym.

Jak długo trwa kontrola ZUS

Czas trwania kontroli różni się w zależności od Twojego statusu. I tak:

Kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy.

Kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

• jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
• jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
• jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
• jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jeśli nie jesteś przedsiębiorcą, termin rozpoczęcia kontroli ustala inspektor kontroli ZUS po otrzymaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Jakie masz obowiązki podczas kontroli

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola, mają obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Kiedy i jak składać sprzeciw

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, możesz złożyć sprzeciw, gdy inspektor kontroli ZUS rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw może też złożyć w Twoim imieniu osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Sprzeciw musisz złożyć na piśmie wraz z uzasadnieniem i zawiadomić na piśmie inspektora kontroli ZUS. Masz na to 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wówczas inspektor kontroli ZUS wstrzymuje kontrolę. ZUS rozpatrzy Twój sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. W jego wyniku wydaje postanowienie:

• o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź
• o ich kontynuowaniu.

Masz prawo do zażalenia na otrzymane postanowienie. Musisz je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzymasz postanowienie. ZUS rozstrzygnie je w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymał. Jeśli nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, będzie to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.

Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie Twojego zażalenia, możesz wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Masz na to 30 dni od dnia, w którym otrzymasz postanowienie o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Co zawiera protokół kontroli

Inspektor  ZUS opisuje ustalenia w protokole kontroli. Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół kontroli powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
• dane kontrolowanego płatnika składek,
• dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę,
• zakres kontroli,
• czas trwania czynności kontrolnych,
• opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych,
• przedstawienie dowodów,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
• pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS,
• informacje o wpisie do książki kontroli.

Zakończenie kontroli:

• w momencie odebrania protokołu kontroli osobiście,
• lub nadania protokołu kontroli pocztą.

Podsumowanie

Urzędnicy ZUS są świadomi jak zmiany przepisów wpłynęły na wysokości składek. Wiedzą, że od momentu, kiedy podstawa oskładkowania liczona jest od minimum średniego krajowego wynagrodzenia , które w 2022 r wynosiło 5922 zł brutto.  Podejrzane o zaniżanie składek będą firmy transportowe, które nie zwiększyły płaconych składek ZUS w 2022 w porównaniu z rokiem poprzednim. 

Kontrola ZUS nie może trwać w nieskończoność, a kontrolowany przedsiębiorca nie może się domyślać, co będzie przedmiotem kontroli. Rzecznik MŚP skutecznie występuje w obronie przestrzegania Prawa Przedsiębiorców przez urzędników.

Jeśli masz wątpliwości czy odprowadzane przez ciebie składki do ZUS są prawidłowe skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci zweryfikować ich prawidłowość.

Źródła: ZUS.pl, rzecznikmsp.gov.pl, inelo.pl